Ochrana osobných údajov

podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej len „zákona č. 18/2018 Z. z.“)

v súlade so Všeobecným nariadením o ochrane osobných údajov (nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679, ďalej len „Nariadenie“) by sme vás radi informovali o tom:

• aké osobné údaje zhromažďujeme,
• na aké účely osobné údaje využívame,
• či a komu ich poskytujeme,
• aké práva máte v súvislosti so spracúvaním svojich osobných údajov,
• akým spôsobom tieto práva u nás môžete uplatniť.

Uvedomujeme si dôležitosť ich ochrany, preto pri ich spracúvaní postupujeme zodpovedne a výhradne v súlade s platnou legislatívnou. Dotknutými osobami sú klienti projektu Socio obchodnej spoločnosti Everlution s.r.o. identifikovanej v bode 1., pričom klientom je každý klient, ktorý je fyzickou osobou podľa zákona č. 40/1964 Zb. Občianskeho zákonníka v znení neskorších predpisov alebo akákoľvek dotknutá osoba konajúca v mene klienta (ďalej len „Klient“).

1. Prevádzkovateľ

1.1. Prevádzkovateľom je obchodná spoločnosť Everlution s.r.o., so sídlom Hviezdoslavovo nám. 174/15, 811 02 Bratislava, IČO: 47 328 304, DIČ: 2023816179, IČ DPH: SK2023816179, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, odd.: Sro, vložka č. 90802/B (ďalej „Everlution“).

Ak budete mať otázky alebo budete chcieť uplatniť svoje práva vo veciach spracúvania osobných údajov (viď čl. 7), obráťte sa prosím na nás prostredníctvom uvedených kontaktov:

• Everlution s.r.o.
• Hviezdoslavovo nám. 174/15
• 811 02 Bratislava

2. Aké osobné údaje spracúvame?

2.1. Osoby, ktoré s nami uzatvorili licenčnú alebo inú zmluvu

1. identifikačné údaje (meno a priezvisko, prípadne firmu, IČO, DIČ, IČ DPH),
2. adresné údaje (najmä adresa miesta trvalého pobytu alebo miesta podnikania, kraj, vaša e-mailová adresa, telefón a prípadne i adresa vašich internetových stránok),
3. popisné údaje (najmä akademický titul pri mene),

2.2. Koncoví užívatelia našich produktov

2.2.1 V prípade, že ste koncovými užívateľmi niektorého z našich produktov (teda ak ho používate pri svojej práci), spracúvame nasledujúce kategórie osobných údajov, ktoré ste nám oznámili:

1. identifikačné údaje (meno a priezvisko)
2. adresné údaje (najmä e-mailová adresa)
3. popisné (najmä pracovné zaradenie, akademický titul)

2.3. Zdroj osobných údajov

2.3.1 Osobné údaje získavame priamo od vás, ak ste osobou, ktorá s nami uzatvorila licenčnú alebo inú zmluvu.

2.3.2 Zdrojom osobných údajov koncových užívateľov môžu byť najmä:

1. zamestnávatelia týchto koncových užívateľov alebo
2. naši obchodní partneri, ktorí vám alebo vášmu zamestnávateľovi sprostredkovali uzatvorenie licenčnej alebo inej zmluvy s nami a prípadne pomohli s registráciou softwarového produktu, ktorý teraz používate.

3. Právny základ spracúvania osobných údajov, spôsob a účel spracúvania

Vaše osobné údaje sme oprávnení i bez vášho súhlasu spracúvať:

• v rozsahu nevyhnutnom pre plnenie licenčnej alebo inej zmluvy uzatvorenej s vami,
• v rozsahu nevyhnutnom na splnenie právnej povinnosti, ktorú nám ukladá právny predpis, napr. zákon,
• v rozsahu nevyhnutnom na komunikáciu s našimi užívateľmi,
• v rozsahu nevyhnutnom na ochranu našich oprávnených záujmov – priamy marketing,
• v rozsahu nevyhnutnom na ochranu našich oprávnených záujmov – overenie platnosti licencie.

Ďalej uvádzame podrobnejšie informácie o jednotlivých právnych základoch pre spracúvanie osobných údajov:

3.1. Spracúvanie pre plnenie zmluvy, ktorú ste s nami uzatvorili

3.1.1 Osobné údaje spracúvame zároveň za účelom uzavretia a plnenia licenčnej alebo inej zmluvy, ktorú ste s nami uzatvorili v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia.

3.1.2 Ak ste fyzickou osobou – podnikateľom vystupujúcim ako tzv. vlastník licencie, spracúvame vaše osobné údaje za účelom uzatvorenia zmluvy, ďalej za účelom komunikácie s vami a plnenia našich zmluvných povinností, ktoré sa vzťahujú na príslušný softvérový produkt (napr. za účelom telefonickej konzultácie požiadavky na licenciu, žiadosti, reklamácie, potvrdenia vykonaného servisného zásahu).

3.2. Spracúvanie pre splnenie právnej povinnosti, ktorú nám ukladá právny predpis

3.2.1 Vystavujeme účtovné a daňové doklady, ktoré sme povinní uchovávať a archivovať po dobu stanovenú právnymi predpismi, najmä zákonom o účtovníctve, zákonom o dani z príjmov a zákonom o dani z pridanej hodnoty.

3.2.2 Spracúvanie osobných údajov popísaných vyššie vykonávame za účelom splnenia našich zákonných povinností, v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia.

3.3. Naše oprávnené záujmy pre účely komunikácie s našimi užívateľmi

3.3.1 Ak ste koncovým užívateľom, ktorý vystupuje ako zástupca vlastníka licencie, typicky ak ste zamestnancom vlastníka licencie a vystupujete ako kontaktná osoba v záležitostiach licenčnej zmluvy alebo ste členom štatutárneho orgánu, spracúvame vaše osobné údaje za účelom komunikácie s vlastníkom licencie, prípadne za účelom komunikácie s vami, spravidla ohľadom uzatvorenia zmluvy s vlastníkom licencie, plnenia našich zmluvných povinností a v záležitostiach zákazníckej podpory, najmä pri riešení prípadných reklamácií alebo požiadaviek. Takéto spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné pre účely našich oprávnených záujmov v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia, pretože inak by sme neboli schopní plniť svoje zmluvné povinnosti voči vlastníkom licencií našich softvérových produktov.

3.4. Naše oprávnené záujmy na vykonávanie priameho marketingu

3.4.1 Na vašu e-mailovú adresu, ktorú ste nám poskytli v súvislosti s registráciou softvérového produktu, môžeme posielať obchodné informácie, avšak iba s ponukou našich súvisiacich produktov a služieb. Takto udelený súhlas môžete kedykoľvek odvolať prostredníctvom administračného rozhrania vášho užívateľského účtu, a to bezodplatne a bez akýchkoľvek sankcií, prípadne prostredníctvom kontaktu uvedeného v bode 1.1 týchto podmienok. Toto považujeme za nevyhnutné pre účely našich oprávnených záujmov.

3.5. Naše oprávnené záujmy na overenie platnosti licencie

3.5.1 Iba na základe vášho súhlasu so spracúvaním osobných údajov spracúvame vaše osobné údaje:

• v prípade udelenia súhlasu so spracúvaním osobných údajov,
• v súvislosti s používaním Cookies.

3.6. Súhlas so spracúvaním osobných údajov

3.6.1 Na základe vami udeleného súhlasu sme oprávnení spracúvať osobné údaje v rozsahu, v akom ste nám ich poskytli prostredníctvom tlačeného formulára alebo formulára umiestneného na webových stránkach projektu Socio.

3.6.2 Účelom spracúvania je možnosť informovať vás o novinkách zo sveta Socio a našich nových akciách alebo službách elektronickou cestou alebo telefonicky.

3.7. Cookies a údaje o návšteve webových stránok prevádzkovaných spoločnosťou Everlution s.r.o.

3.7.1 Webové stránky Socio a Everlution s.r.o. a online služby s nimi spojené môžu za účelom optimalizácie služieb využívať tzv. cookies.

3.7.2 Cookie je malý súbor skladajúci sa zvyčajne z písmen a číslic, ktorý Prevádzkovateľ prostredníctvom internetového servera posiela do súboru cookie prehliadača na pevnom disku počítača návštevníka webu. Na základe tejto skutočnosti dôjde k rozpoznaniu zariadenia návštevníka webu pri opätovnej návšteve, a to akonáhle dôjde k spojeniu medzi internetovým serverom prevádzkovateľa webu a internetovým prehliadačom.

3.7.3 Cookies používame za účelom úspory vášho času. Súbor cookie si uloží vaše preferencie pri prechádzaní webu alebo v prípade, že si prispôsobíte webovú stránku svojim individuálnym potrebám. Pri nasledujúcich návštevách ich webu pripomenie a ponúkne vám tak prostredie, na ktoré ste boli podľa svojich posledných návštev zvyknutí; môžu sa načítať i skôr zadané informácie, napr. automaticky predvyplniť prihlasovacie údaje. To všetko vám podstatne zjednoduší proces zobrazovania relevantného obsahu, uľahčí navigáciu na webe atď. Ak odstránite všetky súbory cookies, musíte predvoľby pre náš web nastaviť znova. Ak prejdete na iné zariadenia alebo prehliadač, rovnako nám budete musieť svoje predvoľby oznámiť znova.

3.7.4 Tieto údaje využívame aj na marketingové účely a spracovanie v službách Google Analytic. Tieto súbory cookies slúžia na zhromažďovanie informácií o tom, akým spôsobom návštevníci naše stránky využívajú.

3.7.5 Dáta sa zhromažďujú anonymne a generujú sa z nich najmä zostavy s informáciami: (i) dátum a čas vášho vstupu na naše stránky; (ii) koľko a aké stránky ste navštívili a koľko ste na nich strávili času; (iii) názov vašej internetovej domény a IP adresa, ktorá vám umožní vstúpiť na naše internetové stránky; (iv) internetový prehliadač, ktorý používate, a operačný systém vášho počítača; (v) internetová stránka, z ktorej ste boli odkázaní na web.

3.7.6 Everlution na svojich webových stránkach používa dva druhy cookies, a to (i) dočasné súbory cookies (session cookies), ktoré sa ukladajú do súboru cookie vášho prehliadača do času, kým ukončíte prácu s prehliadačom, a (ii) trvalé súbory cookies (tracking cookies), ktoré slúžia na vašu jednoduchšiu a pohodlnejšiu orientáciu na webe a zostávajú uložené vo vašom prehliadači oveľa dlhšie (dĺžka nastavenia závisí na voľbe nastavenia internetového prehliadača). Tieto permanentné cookies umožňujú presun informácií na internetový server pri každej návšteve stránok. Bez ohľadu na spôsob použitia však súbory cookies nezhromažďujú osobné určiteľné identifikačné údaje. Tieto údaje sa uchovávajú v súboroch cookies vo vašom počítači a sú anonymizované. Zo žiadneho z týchto údajov nie je možno jednoznačne určiť vašu identitu.

3.7.7 Everlution na webe prevádzkuje iba základné súbory cookies, ktoré sú nepostrádateľné pre funkčnosť webu, sú vyňaté zo Smernice Európskeho parlamentu a Rady č.2002/58/ES a nemusia byť deaktivované. Tieto súbory cookies však môžete odmietnuť. Nastavenia vášho prehliadača môžete podľa potreby upraviť tak, aby súbory cookies odmietal. Ak tak učiníte, nebudete pravdepodobne môcť úplne využívať interaktívne funkcie webov Everlution.

4. Doba uloženia osobných údajov

4.1. Vaše osobné údaje uchovávame iba na nevyhnutný čas a archivujeme podľa zákonných lehôt, ktoré nám ukladajú právne predpisy.

4.2. Osobné údaje spracúvame počas trvania zmluvného vzťahu či iného právneho titulu, ktorý nám umožňuje vaše osobné údaje spracúvať. To znamená, že máme nastavené prísne vnútorné pravidlá, ktoré preverujú zákonnosť držania osobných údajov, a osobné údaje neuchovávame dlhšie, ako sme oprávnení. Po strate zákonného dôvodu vykonávame výmaz príslušných osobných údajov, za predpokladu, že nemáme iný zákonný dôvod na ich spracúvanie alebo súhlas so spracúvaním.

4.3. Doba uloženia osobných údajov, ktoré spracúvame s vaším súhlasom, je uvedená priamo v texte žiadosti o vyjadrenie súhlasu, s ktorou vás vždy dopredu oboznámime.

5. Komu poskytujeme vaše osobné údaje

5.1. Ak nevyplýva z nižšie uvedeného inak, nikomu vaše osobné údaje neposkytujeme ani nesprístupňujeme, nevyužívame ani služby externých sprostredkovateľov osobných údajov, ktoré uchovávame na dobu nevyhnutne potrebnú na našich serveroch.

5.2. Vami zadané osobné údaje prostredníctvom registračných formulárov umiestnených na našich webových stránkach sú ukladané na serveroch hostovaných spoločnosťou Amazon.com, Inc.

6. Prenos osobných údajov do tretích krajín

6.1. Osobné údaje spracúvame v Slovenskej republike, prípadne v členských štátoch EÚ. Do tretích krajín mimo EÚ osobné údaje neprenášame.

7. Vaše práva v súvislosti s tým, že spracúvame vaše osobné údaje

7.1. Vaše osobné údaje spracúvame korektným a transparentným spôsobom, v súlade s právnymi predpismi. Ďalej uvádzame vaše práva, ktoré vám vznikli v súvislosti so spracúvaním vašich osobných údajov.

7.2. Právo na prístup k osobným údajom

7.2.1 Máte právo na prístup k osobným údajom týkajúcich sa vás ako tzv. dotknutej osoby. Ďalej máte právo získať od nás potvrdenia, či osobné údaje, ktoré sa vás týkajú, sú či nie sú spracúvané, a ak je to tak, máte právo vyžiadať si kópiu týchto osobných údajov.

7.2.2 Prípadné kópie osobných údajov vám môžu byť poskytnuté elektronicky vo forme, ktorá sa bežne používa. Na účel overenia totožnosti osoby požadujúcej prístup k osobným údajom musíme trvať na opatreniach uvedených v čl. 8.1.2 a 8.1.3 tohoto dokumentu.

7.3. Právo na opravu osobných údajov

7.3.1 Ak sa domnievate, že osobné údaje, ktoré o vás spracúvame, sú nepresné alebo neúplné, máte právo nás požiadať o ich opravu alebo doplnenie.

7.4. Právo na vymazanie („právo na zabudnutie“)

7.4.1 Máte právo požadovať, aby sme bez zbytočného odkladu vymazali osobné údaje, ktoré sa vás týkajú, za predpokladu, že je daný ktorýkoľvek z ďalej uvedených dôvodov:

• osobné údaje už nie sú potrebné na účely, pre ktoré boli zhromaždené alebo spracúvané (viď jednotlivé účely spracúvania uvedené v kapitole 3);
• odvolali ste vami udelený súhlas, na základe ktorého boli osobné údaje spracúvané a súčasne neexistuje žiadny ďalší právny dôvod spracúvania (napr. naša povinnosť spracúvať tieto osobné údaje spôsobom nám uloženým právnym predpisom),
• vzniesli ste námietky proti spracúvaniu podľa čl. 7.6 a vyšlo najavo, že na našej strane neexistujú žiadne dostatočné oprávnené záujmy, pre ktoré by sme mali právo tieto osobné údaje spracúvať,
• osobné údaje boli spracúvané protiprávne,
• osobné údaje musia byť vymazané na splnenie právnej povinnosti, ktorá sa na nás vzťahuje,
• osobné údaje boli zhromaždené v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti podľa čl. 8 ods. 1 Nariadenia.

7.4.2 My sme následne povinní osobné údaje, ktoré sa vás týkajú, skutočne vymazať, existujú však výnimky stanovené právnymi predpismi. Ak sa takáto výnimka vzťahuje i na vašu žiadosť o vymazanie osobných údajov, oznámime vám to spôsobom uvedeným v čl. 8.3.

7.5. Právo na obmedzenie spracúvania

7.5.1 Máte právo na obmedzenie spracúvania, a to v ktoromkoľvek z nasledujúcich prípadov:

• ak napadnete správnosť osobných údajov (v takomto prípade odporúčame skôr využiť právo na ich opravu podľa čl. 7.3),
• spracúvanie je protizákonné, ale odmietate vymazanie takýchto osobných údajov,
• ak nás požiadate, môžeme vaše vybrané osobné údaje spracúvať i potom, keď už nie sú potrebné na účel, pre ktorý ste nám ich poskytli (napr. v súvislosti s uplatnením nároku pri súde, ku ktorému spracúvané osobné údaje potrebujete),
• ak namietate voči spracúvaniu, pričom nie je jasné, či náš oprávnený záujem prevažuje nad vašimi oprávnenými záujmami.

7.6. Právo vzniesť námietku proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa vás týkajú

7.6.1 Máte právo vzniesť námietku proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa vás týkajú, a to vtedy, ak spracúvame osobné údaje na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia, teda z dôvodu našich oprávnených záujmov. Takto odôvodňujeme spracúvanie vašich osobných údajov v súvislosti s kkomunikáciou (čl. 3.3), priamym marketingom (viď čl. 3.4) a overením platnosti licencie (viď čl. 3.5).

7.6.2 Námietka proti spracúvaniu pre účely priameho marketingu v praxi znamená, že môžete vzniesť námietku proti zasielaniu obchodných informácií a my vám ich ďalej zasielať nebudeme. Toto však môžete dosiahnuť i jednoduchšou cestou, keď sa prostredníctvom svojho užívateľského účtu alebo zaslania žiadosti na kontakt, uvedený v bode 1.1 odhlásite z odberu obchodných informácií.

7.7. Právo na prenosnosť osobných údajov

7.7.1 Máte právo získať osobné údaje, ktoré sa vás týkajú, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a prípadne právo preniesť tieto údaje inému subjektu, bez toho, že by sme vám v tom bránili.

7.7.2 Máte rovnako právo požiadať nás o prenesenie svojich osobných údajov inému subjektu, ktorý vystupuje v roli tzv. prevádzkovateľa osobných údajov, ak to bude technicky možné.

7.8. Právo odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov

7.8.1 Ak ste nám poskytli súhlas so spracúvaním osobných údajov pre účely, ktoré takýto súhlas vyžadujú, máte právo kedykoľvek tento súhlas odvolať

7.9. Právo podať sťažnosť dozornému orgánu

7.9.1 Máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, a to v prípade, že sa domnievate, že spracúvaním osobných údajov dochádza k porušeniu právnych predpisov. Sťažnosť môžete podať dozornému orgánu, ktorým je:

Úrad na ochranu osobných údajov SR
Hraničná 12
820 07 Bratislava

8. Ako môžete uplatniť svoje práva uvedené v článku 7

8.1. Ako právo uplatniť

8.1.1 Svoje práva na ochranu osobných údajov môžete uplatniť písomne alebo elektronicky, a to na adrese uvedenej v kapitole č. 1.

8.1.2 Upozorňujeme na to, že na účel overenia vašej totožnosti budeme brať ohľad na žiadosť, ktorú ste:

1. odoslali doporučeným listom alebo
2. odoslali z e-mailovej adresy, ktorá je pri danom softvérovom produkte evidovaná priamo na vašu osobu.

8.1.3 V prípade dôvodných pochybností o totožnosti žiadateľa sme podľa čl. 12 ods. 6 Nariadenia oprávnení požiadať o poskytnutie dodatočných informácií nevyhnutných na potvrdenie totožnosti žiadateľa. Opatrenie na overenie totožnosti žiadateľa sme zaviedli kvôli zvýšeniu bezpečnosti všetkých našich zákazníkov, aby sme predchádzali riziku sprístupnenia osobných údajov neoprávnenej osobe. Tým chránime i vaše osobné údaje.

8.1.4 Upozorňujeme, že s ohľadom na množstvo došlej pošty i elektronickej komunikácie nemôžeme však reagovať na podania, žiadosti, či námietky, ktoré nám boli doručené iným spôsobom (najmä na iné e-mailové adresy). Práva podľa kapitoly 7 nie je možné uplatniť telefonicky či ústne.

8.2. Obsah žiadosti či námietky

8.2.1 Vo svojej žiadosti, námietke či inom podaní týkajúceho sa vašich práv na ochranu osobných údajov prosím uveďte nasledovné:

• svoju totožnosť a vlastníka licencie daného softwarového produktu,
• špecifikujte, aké právo uplatňujete (môžete sa odkazovať i na číslo článku v tomto dokumente).

8.3. Informácie o vybavení žiadostí, či námietok a prijatých opatreniach

8.3.1 Na vaše žiadosti, námietky a iné podanie podľa kapitoly 7 budeme reagovať čo najrýchlejšie, najneskôr do jedného mesiaca od doručenia vašej žiadosti či námietky vás budeme informovať o prijatých opatreniach alebo o tom, prečo sme vašej žiadosti či námietke nevyhoveli. Ak bude vybavenie obzvlášť zložité alebo dostaneme veľký počet žiadostí, môžeme uvedenú lehotu predĺžiť až o dva mesiace, o čom vás musíme informovať už v priebehu prvého mesiaca a uviesť dôvody pre odklad.

8.3.2 Ak vašej žiadosti alebo námietke nevyhovieme, musíme uviesť dôvod. Ak s nami napriek tomu nebudete súhlasiť, máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu i na spôsob, akým sme vašu žiadosť či námietku vybavili. Dozorným orgánom je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, kontaktné údaje sú uvedené v čl. 7.9.1.

8.4. Bezplatnosť poskytnutia informácií a vybavenia žiadostí, podaní či námietok vo veciach nakladania s osobnými údajmi

8.4.1 Sme povinní oznámiť vám informácie o spôsobe spracúvania vašich osobných údajov bezplatne. Tiež vaše žiadosti, podania a námietky sme povinní vybaviť bezplatne.

8.4.2 Podľa čl. 12 ods. 5 Nariadenia sme však oprávnení uložiť primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady spojené s poskytnutím požadovaných informácií alebo oznámení alebo s výkonom požadovaných úkonov, avšak iba v prípade, kedy ide o žiadosť zjavne neodôvodnenú alebo neprimeranú, najmä v prípade opakovaných žiadostí. V uvedených prípadoch sme oprávnení odmietnuť žiadosti vyhovieť.